被相続人の住所が証明できない？不在籍不在住と上申書で相続登記を完了させた解決事例
複雑な相続登記でお悩みの方へ
不動産の相続手続きを進める際、多くの方が直面して頭を悩ませるトラブルの一つに、被相続人、つまり亡くなった方の住所のつながりが証明できないという問題があります。
通常、相続登記を法務局へ申請する際には、不動産の登記簿上の住所と、被相続人がお亡くなりになった最後の住所が同一であることを、公的な書類を使って証明しなければなりません。しかし、過去に何度か引っ越しを繰り返していて、その都度不動産の住所変更登記を行っていなかった場合や、お亡くなりになってから長期間が経過してしまっている場合、必要な書類が役所で保存期間経過により廃棄されてしまっていることが多々あります。
さらに不運なことに、不動産の権利証まで紛失していると、ご自身だけで手続きを進めることは極めて困難になります。
本記事では、まさにそのような被相続人の住所を証明する書類が取得できず、かつ権利証も紛失してしまったという困難なご相談に対し、不在籍証明書や不在住証明書、そして上申書といった代替手段を活用して、無事に相続登記を完了させた当司法書士法人の解決事例を詳しくご紹介します。
2024年4月1日から相続登記が義務化され、手続きを放置するリスクはかつてないほど高まっています。住所がつながらずにお困りの方は、ぜひ本コラムを参考になさってください。
そもそも相続登記において被相続人の住所証明が必要な理由とは
不動産を相続する際、名義を被相続人から相続人へと変更する手続きを相続登記と呼びます。この相続登記を管轄の法務局へ申請する際、必ず求められるのが、登記簿上の所有者と、今回亡くなった被相続人が、間違いなく同一人物であることの証明です。実務上はこれを同一性の証明と呼んでいます。
法務局が管理している不動産登記簿には、その不動産を取得した当時の住所と氏名が記録されています。しかし、人間は生涯のうちに何度か引っ越しをすることがあります。引っ越しをして市区町村役場で住民票を移したとしても、法務局にある不動産登記簿の住所は自動的には変更されません。ご自身で住所変更の登記申請を行わない限り、古い住所のまま残り続けます。
そのため、たとえば登記簿上の住所が東京都北区赤羽であり、亡くなった時の最後の住所が埼玉県川口市であった場合、法務局の担当官から見れば、単に氏名が同じであるというだけでは、同姓同名の全くの別人の不動産を勝手に相続しようとしているのではないか、という疑いが生じてしまいます。
このような疑いを晴らし、間違いなく被相続人本人の不動産であることを証明するために、過去の住所履歴をたどることができる公的書類の提出が厳格に義務付けられているのです。
住所のつながりを証明するための原則的な書類
被相続人の同一性を証明するためには、過去の住所履歴をたどる必要があります。そのための原則的な手段として、以下のいずれかの公的な書類を取得し、法務局へ提出することになります。
住民票の除票について
人が亡くなったり、他の市区町村へ転出したりすると、その住民票は消除され、住民票の除票という扱いになります。この除票には、現在の住所の一つ前の住所が記載されています。したがって、不動産を取得した後に1回だけ引っ越しをしたというケースであれば、最後の住所地の役所で住民票の除票を取得するだけで、登記簿上の古い住所と最後の住所を直接つなげることができ、問題なく同一性を証明できます。
戸籍の附票について
もう一つの重要な書類が戸籍の附票です。これは本籍地の役所で戸籍とともに管理されている書類で、その戸籍が編成されてから現在に至るまでの住所の履歴が連続して記録されています。 もし被相続人が何度か引っ越しを繰り返している場合、住民票の除票だけでは一つ前の住所までしか遡れないため、すべての履歴を追うことが難しくなります。そのような場合は、被相続人の本籍地で戸籍の附票を取得することで、登記簿上の古い住所から亡くなった最後の住所までの履歴を一気に証明できる可能性があります。
基本的には、これらの書類を市区町村役場で収集し、法務局へ提出することで、住所のつながりを証明し、スムーズに相続登記を進めることができます。
書類が取得できないトラブルの原因
役所での保存期間と廃棄
前章でご説明した書類を集めようと役所の窓口へ行ったものの、担当者から保存期間が経過しているためすでに廃棄されていますと言われ、必要な書類を取得できなかったというケースが全国で多発しています。これが、相続登記の手続きを大きく停滞させてしまう最大の壁となります。
以前の保存期間はわずか5年だったという事実
なぜ、役所の公的な記録が廃棄されてしまうのでしょうか。実は、住民基本台帳法という法律により、住民票の除票や戸籍の附票の保存期間は、長らく消除されてから5年間と定められていました。 つまり、被相続人が亡くなってから5年以上経過して相続手続きを始めた場合や、生前に本籍地を別の場所へ移転してから5年以上が経過している場合、古い住所履歴が記載された記録は役所のルールに従って順次廃棄されてしまっていたのです。
法改正による150年への延長と現在残る問題点
この5年で廃棄されるというルールは、相続登記などの各種実務において非常に不都合であったため、社会的な問題として議論されました。その結果、令和元年の法改正により、住民票の除票と戸籍の附票の保存期間は一気に150年へと大幅に延長されることになりました。 現在では、新たに亡くなった方や転出した方の記録がわずか5年で消えてしまうことはありません。しかし、ここで問題となるのは、法改正の時点ですでに保存期間の5年を経過し、役所で廃棄されてしまっていた過去の記録です。これらは物理的に破棄されてしまっているため、法律が変わったからといって復活することはありません。そのため、現在においても古い住所を証明する手立てがないというご相談が後を絶たないのです。
廃棄証明書の取得が必須 役所で書類が廃棄されていて取得できない場合、ただ取得できませんでしたと法務局の窓口で口頭で伝えるだけでは、認めてもらうことはできません。必ず役所の窓口で、保存期間経過等の理由により証明書を発行することができない旨を記載した公的な証明書を発行してもらう必要があります。これは一般的に廃棄証明書や交付不可証明書と呼ばれます。これを法務局に提出することで、初めて公的な記録がすでに存在しないという客観的な事実を証明することができます。
住所証明が取得できない場合の代替手段
1 不在籍証明書と不在住証明書
住民票の除票や戸籍の附票で住所履歴が完全につながらない場合、相続登記を諦めなければならないのでしょうか。ご安心ください。法務局もこうした事態を想定しており、いくつかの代替手段を組み合わせることで同一性を証明し、登記を完了させることが実務上認められています。
最も有効な代替手段の一つが、不在籍証明書と不在住証明書という2つの書類を役所で取得し、法務局へ提出する方法です。これらは実務上、セットで不在籍不在住と呼ばれます。
不在籍証明書とはどのような書類か
不在籍証明書とは、現在の時点で、指定した本籍地と氏名に一致する戸籍が存在しないことを、市区町村長が証明する書類です。
不在住証明書とはどのような書類か 不在住証明書とは、現在の時点で、指定した住所と氏名に一致する住民登録が存在しないことを、市区町村長が証明する書類です。
これらの書類をどのように使うのか
これらの書類を、登記簿上の古い住所地、およびその場所を本籍地と仮定した地番を対象として役所で取得します。これにより、登記簿に記載されている古い住所地には、現在、被相続人と同姓同名の別人は住んでおらず、本籍も置いていないという事実を法務局に対して公式に示すことができます。 同姓同名の別人がその場所に存在していないのであれば、消去法として、登記簿上の人物は今回亡くなった被相続人本人である可能性が極めて高い、という強力なアピール材料になるのです。
2 不動産の権利証の活用
不在籍不在住証明書に加えて、被相続人が生前にその不動産を取得した際、法務局から発行された権利証、正式には登記済証と呼ばれる書類、あるいは現在の制度で発行されている登記識別情報通知が手元に残っている場合は、さらに強力な証明材料となります。
権利証とは
権利証は、その不動産の真の所有者しか持っていないはずの極めて重要な書類です。仮に住民票の除票等で住所のつながりが完璧に証明できなかったとしても、被相続人の遺品の中からこの権利証が発見され、それを相続登記の申請時に法務局へ提出または提示することができれば、登記簿上の名義人と被相続人が同一人物であると認められる可能性が飛躍的に高くなります。
法務局の立場からしても、同姓同名の別人の不動産であった場合、見ず知らずの他人がその不動産の権利証を持っていることは通常あり得ないため、同一性の確かな裏付けとして採用されるのです。
3 固定資産税の納税関連書類
権利証が見つからない場合でも、固定資産税に関連する書類が同一性の証明に役立つことがあります。
不動産を所有していると、毎年春頃に役所から固定資産税の納税通知書が送られてきます。この納税通知書は、当然ながら現在の真の所有者である被相続人の最後の住所宛てに郵送されています。 登記簿上の住所は数十年前の古い情報のままであっても、毎年の固定資産税は被相続人が最後の住所でしっかりと受け取り、支払っていたという事実を示すことで、同一性の裏付けとなります。
もし最新の納税通知書を紛失してしまっている場合は、不動産を管轄する市区町村役場で固定資産課税台帳の登録事項証明書、いわゆる評価証明書や、名寄帳を取得することでも代用できる場合があります。これらの書類にも、役所が把握している納税義務者の現在の住所と氏名が記載されているため、登記簿上の人物と結びつけるための重要なピースとなります。
権利証も紛失している場合の最終手段 上申書の作成
ここまでの代替書類を集めようと努力したものの、不在籍不在住証明書は取得できたが、肝心の権利証はどうしても家の中から見つからない、さらに固定資産税が非課税の不動産であったため納税通知書も届いていない、といった厳しいケースがあります。 こうした状況に陥った場合の最終的な手段として実務上用いられるのが、上申書の作成と提出です。
上申書とはどのような書類か
上申書とは、法務局の登記官に対して、申請に至った事情を詳細に説明し、登記の実行をお願いするための公的な手紙のような書類です。
今回のケースのような相続登記においては、住民票の除票等の公的書類が保存期間経過により廃棄されており、住所のつながりを公証することがどうしてもできません。しかし、登記簿上の名義人と、今回亡くなった被相続人は間違いなく同一人物に相違ありません。
私たち相続人が一切の責任を負いますので、どうか相続登記を受理してくださいといった内容を記載します。
相続人全員の署名と実印の押印が不可欠
この上申書は、手続きの代表者となる誰か一人が書けば済むという簡単なものではありません。被相続人の法定相続人となる全員が内容をしっかりと確認し、自筆で署名をした上で、市区町村役場に登録している実印を押印する必要があります。
相続人全員が連帯して法務局に対して誓約をするという非常に重い意味を持つためです。
印鑑証明書の添付 押印された実印が本物であることを証明するために、相続人全員の印鑑証明書も併せて法務局へ提出します。上申書に添付する印鑑証明書については、法務局の取り扱いによって発行から3ヶ月以内といった期限が求められることもあるため、事前に専門家を通じて管轄の法務局へ確認を取ってから準備を進めることが確実です。
当事務所での解決事例
権利証紛失と住所証明不可の壁を乗り越えて
ここで、当司法書士法人である赤羽相続相談窓口に実際にご相談いただき、複雑な状況を乗り越えて無事に解決へ至った事例を詳細にご紹介します。
ご相談の経緯と直面した困難
ご相談者様は、亡くなられたお父様が所有していた不動産の相続登記をご希望でした。しかし、お父様は生前にお仕事の都合などで何度か引っ越しをされており、登記簿上に記載されている住所とお亡くなりになった最後の住所がまったく異なっていました。 ご相談者様はご自身で役所を回り、なんとか書類を集めようと努力されましたが、本籍地の役所で戸籍の附票は古い記録のため、すでに保存期間が経過しており廃棄されていますと告げられてしまいました。住民票の除票を取得しても、直近の住所までしか遡れず、登記簿上の古い住所とは結びつきませんでした。 さらにご実家の整理を徹底的に行っても、不動産の権利証である登記済証がどうしても見当たらず、行き詰まって当法人にご相談にお見えになりました。
司法書士からの提案と手続きの実行
このままの状態では法務局で同一性の証明ができず、登記申請をしても却下されてしまいます。そこで当法人の司法書士が代理人として介入し、以下の手順で慎重に手続きを進めました。
まず、各役所で書類が取得できないことの公式な証拠として、廃棄等証明書をもれなく取得しました。 次に、登記簿上の古い住所地を管轄する役所へ申請を行い、現在、その住所や本籍地に被相続人と同姓同名の人は存在しませんという証明である、不在籍証明書および不在住証明書を取得しました。 そして、当法人の長年のノウハウをもとに、法務局が納得するフォーマットに沿った上申書を作成しました。相続人全員に事情を丁寧にご説明し、ご署名と実印の押印、印鑑証明書のご手配をお願いいたしました。
事前通知制度を経て無事に登記完了
すべての書類を整え、管轄の法務局へ相続登記を申請しました。本件は、相続登記を完了させた後に、第三者へ不動産を売却するための所有権移転登記を連続して行う予定の案件であり、かつ権利証がない状態での手続きでした。
そのため、法務局から本人確認の念押しとして送られてくる事前通知制度が適用されました。事前通知制度とは、権利証が添付されていない登記申請があった場合、法務局から現在の登記名義人に対し、本当に登記申請をしたのかどうかを確認する郵便を本人限定受取郵便等で送付し、その郵便に対して期限内に間違いありませんという返信（申出）があった場合にのみ登記を実行する、という厳格な制度です。
この事前通知のやり取りがあったため、通常の相続登記よりも完了までに時間はかかりましたが、当法人が窓口となって法務局や関係者と綿密にスケジュールを調整し連携した結果、無事に相続登記、およびその後の売却に伴う所有権移転登記までを完了させることができました。ご相談者様からは、自分たちだけでは何年かかっても絶対に無理だった、専門家に頼んで本当に良かったと大変喜んでいただくことができました。
相続登記を進めるための遺産分割協議の重要ポイント
不動産の名義変更を進めるにあたり、必ず避けて通れないのが遺産分割協議です。被相続人が有効な遺言書を残していなかった場合、相続人全員で話し合い、誰がどの財産をどれだけ引き継ぐかを決定しなければなりません。 遺産分割協議をスムーズに、かつ法的に有効な形で進めるための実務的な注意点を解説します。
遺産分割協議は例外なく相続人全員で行う
遺産分割協議は、法定相続人にあたる全員が参加し、全員が内容に合意しなければ法的に無効となります。長年音信不通の兄弟や、被相続人の前妻とのお子様などがいる場合でも、例外なく連絡を取り、合意を得る必要があります。ただし、全員が同じ日、同じ場所に集まって会議をする必要はありません。電話や手紙で内容について合意形成を行い、作成した遺産分割協議書を郵送で順番に回して署名や実印を押印する、という持ち回りの形式でも全く問題ありません。
財産の内容を明確に特定して記載する
協議書には、誰が、どの財産を、どれだけ取得するかを客観的に明確に記載します。 不動産については、法務局で取得できる登記簿謄本、すなわち登記事項証明書の通りに、所在、地番、地目、家屋番号などを一言一句正確に記載します。実家の土地と建物といった曖昧な書き方では、法務局で登記を受け付けてもらうことができません。 預貯金についても、金融機関名、支店名、普通預金や定期預金といった預金の種類、口座番号を細かく正確に記載します。
後日発見された遺産の取り扱いをあらかじめ決めておく
遺産分割協議がまとまり、書類が完成した後になってから、まったく知らなかった地方の銀行口座や、価値のない古い山林、あるいは被相続人の借金などが見つかることがよくあります。その都度、相続人全員に連絡を取って協議をやり直すのは大変な労力と精神的な負担を伴います。 そのため、協議書の中に、本協議書に記載のない財産、または後日新たに発見された財産については、代表して相続人〇〇がすべて取得する、といった一文を予防策として盛り込んでおくことを強くお勧めします。
未成年者や認知症の方がいる場合の特別な手続き
相続人の中に未成年者がいる場合、通常は親権者が代理人として協議に参加します。しかし、親権者も未成年者と同時に相続人である場合は、利益が対立する利益相反という状態になります。この場合、親が子の権利を奪うことがないよう、家庭裁判所に申し立てて未成年者のための特別代理人を選任してもらう必要があります。
また、認知症等で物事を判断する能力が著しく低下している相続人がいる場合は、そのままでは有効な遺産分割協議を行うことができません。家庭裁判所に申し立てて成年後見人等を選任してもらう必要があります。これらの裁判所を介した手続きは非常に煩雑で数ヶ月の時間がかかるため、該当する方がいる場合は早急に専門家へ相談することが重要です。
2024年に開始された相続登記の義務化と放置する重大なリスク
住所の証明が取れなくて手続きが難航しているから、実家の名義は親のままにしておいてもいいだろうと考える方もいらっしゃるかもしれません。実際、親の死亡後に相続手続きをしばらく放置していても、すぐに罰則が来たり財産が国に取り上げられたりするようなことはこれまでありませんでした。 しかし現在、不動産の相続登記を放置することには、非常に大きなデメリットと法的リスクが伴います。
相続登記の義務化による過料の可能性
最も注意すべきなのが、法改正によって2024年4月1日からすでに開始されている相続登記の義務化です。この法律により、不動産を相続で取得したことを知った日から3年以内に相続登記を申請することが明確に義務付けられました。 正当な理由なくこの3年の期限を過ぎて放置し続けた場合、10万円以下の過料という罰則が科される可能性があります。 さらに重要な点として、この法律は2024年4月以前に発生した過去の相続についても遡って適用されています。したがって、昔からずっと親名義のまま放置しているという不動産をお持ちの方は、猶予期間の間に速やかに登記手続きを行う必要があります。
数次相続の発生で権利関係が絶望的に複雑化する
相続登記をしないまま数年、あるいは何十年が経過すると、当初は健在であった相続人の方々が次々とお亡くなりになり、そのお子様やお孫様へと相続権がネズミ算式に枝分かれしていきます。これを実務上、数次相続と呼びます。 当初は兄弟3人だけの話し合いで簡単に済んだはずの遺産分割協議が、放置した結果、会ったこともない甥や姪、遠方に住む親戚など、数十人が絡む複雑怪奇な相続関係になってしまうことが多々あります。参加する人数が増えれば増えるほど意見の対立が起きやすく、遺産分割協議をまとめることは絶望的に難しくなります。
他の相続人に勝手に売却や担保設定をされるリスク
遺産分割協議が完了していない状態では、その不動産は相続人全員の共有状態にあると法律上みなされます。この状態の隙を突いて、一部の相続人が自分の法定相続分だけの持分を勝手に登記し、その持分だけを第三者や不動産業者に売却してしまうというトラブルが発生するリスクがあります。また、借金の担保として抵当権を設定されてしまう恐れもあり、こうなってしまうと裁判沙汰になるなど、取り返しがつかない事態に発展します。
複雑な相続登記は司法書士にお任せください
不動産の相続登記は、通常の場合であっても戸籍謄本を生まれてから亡くなるまで途切れなく何通も集めたり、厳格なルールの下で遺産分割協議書を作成したりと、非常に多くの手間と専門知識、そして時間を要します。 それに加えて、今回ご紹介した事例のように、被相続人の住所のつながりが証明できない、権利証がどこを探しても見つからないといったイレギュラーな事態が発生すると、一般の方がご自身だけで平日の日中に何度も役所や法務局へ足を運び、手続きを完了させることは極めて困難と言わざるを得ません。
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